Cách hợp nhất nhiều tệp PDF trên Windows 11

Những gì Windows 11 có thể—và không thể—làm

Windows 11 có thể mở và in các tệp PDF nhưng nó không bao gồm một công cụ chuyên dụng để kết hợp nhiều PDF hiện có vào một tài liệu theo thứ tự. In các trang sang Microsoft In ra PDF có thể tạo một PDF mới, nhưng điều này gây khó khăn cho các tài liệu hỗn hợp và có thể làm phẳng các phần tử tương tác. Để có quy trình làm việc lặp lại, hãy sử dụng công cụ PDF cho phép bạn thêm tệp, sắp xếp lại chúng và xem trước kết quả đầu ra trước khi lưu.

Trước khi hợp nhất mọi thứ, hãy tạo bản sao của tệp nguồn có chứa chữ ký, biểu mẫu, dấu trang hoặc quyền hạn chế. Thao tác hợp nhất sẽ tạo ra một tài liệu mới; nó không bao giờ là bản sao gốc duy nhất của bạn.

Chuẩn bị các tệp trước khi hợp nhất

1. Hãy đặt các PDF nguồn vào một thư mục.
2. Đổi tên chúng theo thứ tự mong muốn, chẳng hạn như 01-cover.pdf, 02-report.pdf và 03-appendix.pdf.
3. Mở từng tệp và xác nhận hướng trang cũng như nội dung của nó.
4. Chỉ xóa bảo vệ bằng mật khẩu khi bạn được phép làm như vậy so.
5. Chọn tên đầu ra rõ ràng, khác với mọi tệp nguồn.

Tên tệp được đánh số giúp giảm sai sót khi bạn kết hợp các bản quét, hóa đơn, gói ứng dụng hoặc chương. Chúng cũng giúp quy trình làm việc dễ dàng lặp lại nếu tài liệu nguồn thay đổi.

Hợp nhất PDF trong quy trình làm việc trên máy tính để bàn

1. Mở công cụ hợp nhất PDF của bạn và chọn chức năng hợp nhất.
2. Thêm tất cả các tệp nguồn. Nếu tính năng kéo và thả được hỗ trợ, hãy thả lựa chọn thư mục đã chuẩn bị vào danh sách tệp.
3. Sắp xếp lại các tệp và, nếu có, kiểm tra hình thu nhỏ của trang.
4. Chọn thư mục đầu ra và tên tệp.
5. Chạy hợp nhất, sau đó mở kết quả và kiểm tra trang đầu tiên, chuyển tiếp giữa các tệp và trang cuối cùng.

PDF Batch Toolbox Pro cung cấp một Quy trình làm việc của Windows để hợp nhất các PDF cùng với việc chia tách, xoay, nén, chuyển đổi, tạo hình mờ, ký và các tác vụ hàng loạt khác. Trang đích hiển thị bộ tính năng đã được xác minh và liên kết đến danh sách Microsoft Store chính thức.

Kiểm tra chất lượng ngăn chặn đầu ra xấu

Kiểm tra số trang trước: tổng số được hợp nhất phải khớp với tổng của tài liệu nguồn trừ khi các trang bị xóa có chủ ý. Sau đó, phóng to văn bản và hình ảnh nhỏ, xác minh các trang dọc và ngang, kiểm tra các liên kết hoặc trường biểu mẫu quan trọng và xác nhận rằng không có phụ lục bí mật nào được đưa vào do nhầm lẫn.

Nếu đầu ra lớn bất ngờ, đừng ngay lập tức áp dụng mức nén tối đa. Quét nhiều hình ảnh thường cần nén, trong khi tài liệu có văn bản đầu tiên có thể đã hiệu quả. Lưu bản sao đã hợp nhất không nén trước khi thử nghiệm.

Các lỗi hợp nhất thường gặp

• Sử dụng thứ tự bảng chữ cái một cách vô ý: thêm tiền tố số trước khi nhập.
• Ghi đè nguồn: luôn sử dụng tên tệp đầu ra mới.
• Trộn các kích thước trang: quyết định liệu các kích thước khác nhau có được chấp nhận hay không trước khi gửi.
• Tải lên PDF bí mật: thích quy trình làm việc phù hợp trên máy tính để bàn khi tài liệu vẫn còn trên PC.
• Bỏ qua bước xem xét cuối cùng: thông báo tiến trình thành công không chứng minh rằng thứ tự tài liệu là chính xác.

Khi việc hợp nhất không phải là thao tác đúng

Sử dụng tính năng chia tách khi bạn cần các trang được chọn từ một tệp lớn, chuyển đổi khi người nhận cần hình ảnh thay vì PDF và quy trình làm việc của danh mục hoặc tệp đính kèm khi mỗi tài liệu phải được ký hoặc phiên bản độc lập. Việc hợp nhất là tốt nhất khi kết quả cần được đọc, lưu trữ, in hoặc gửi dưới dạng một tài liệu liên tục.

Các câu hỏi thường gặp